교수님이 관심가질만한 컨택메일은 대체 어떻게 쓰는 것인가? | 일본 대학원 컨택메일 쓰는 법

컨택메일에서 가장 핵심은

① 제목을 보면 직관적으로 이해가 되면서
② 내용은 상대에게 gentle한 느낌과 동시에 격식을 갖추었으며
③ 길지 않아서 상대를 지치게 하지 않아야합니다.

그럼 일단 보겠습니다.

제목

사람이 접하는 모든 것의 "첫인상"이 가장 중요 합니다.
컨택메일에 있어서는 그것이 제목 입니다.
필자가 대학원 지원 초기에 했던 만행을 보여주자면

研究生について 洪吉童(ホンキルトン)
(연구생에 관하여) 한자이름(가타카나 이름)

필자가 민망할 정도로 뭔 말을 하려고 하는지 잘 모르겠고 심지어 예의도 없습니다.

이런식으로 메일을 보내면 교수님이 제목만 보고 그냥 바로 쓰레기통으로 직행시키고 심하면 스팸처리를 하여 다시는 메일을 보내지 못하게 되니 주의하시기 바랍니다.

그러면 어떻게 하면 될까?
제 간단한 예시를 보여드리겠습니다.

[研究生支援のご連絡] ソウル大学 ホンキルトン HongGilDong
[연구생지원에 대한 연락] 서울대학교 홍길동 HongGilDong

대괄호를 통해서 연락 내용을 강조하고 자신의 소속과 이름을 밝힘으로써 단순 명쾌하게 연구생 지원 메일이라는 것을 알 수 있게 해줍니다.

이렇게 메일을 보냈는데도 답장이 없다면 앞에 리마인딩을 시켜서 메일을 다시한번 보내줍니다.

[Gentle reminder] [研究生支援のご連絡] ソウル大学 ホンキルトン HongGilDong

적정기간은 짧으면 4일 이후에 리마인더 메일을 보내고 일반적으로 일주일 정도는 기다려 보는 것이 좋습니다.

여기서 적절한 리마인딩 시기를 판단할 수 있는 완전 핵꿀팁이 하나 있습니다.
바로 메일트랙을 달아서 메일의 활성도를 추적하는 것 입니다.
https://mailtrack.io/

Email tracking for Gmail — Mailtrack

 

받는 사람과 제목은 지웠습니다.

이렇게 상대가 언제 몇번 읽었고 메일 내의 링크를 몇번 클릭했는지까지 다 상세하게 기록되니 꼭 PRO로 구매하여 사용하는 것을 권장합니다.
일단 무료버전에는 상대가 알 수 있게 mailtrack이 달려있다는 표식이 남으니 썩 좋지는 않을겁니다.

교수님이 대충 한번만 읽거나 안읽은 상태로 4일 정도가 지나도 답장이 오지 않는다고 하면 빨리 리마인더 메일을 보내보는 것이 정신적으로 도움이 될 것 입니다.

내용

교수님들은 정말 너무나도 바쁘신 분들입니다. 저희 같은 사람들은 감희 상상을 할 수도 없을 정도로 바쁘신 분들인지라 이 점을 고려하여 교수님들의 입장을 고려하여 내용을 적어봅시다.

일단 1년도 더 전에 보냈던 민망한 제 컨택메일을 보여드리겠습니다.

내용은 모자이크

내용의 정도가 이게 다가 아닙니다. 뒤에 더 있습니다.
바쁘신 교수님들은 보자마자 숨이 턱 막히면서 보기도 싫으실 겁니다.
그렇기 때문에 본인이 아무리 간절하더라도 이런 장문의 메일은 절대 절대 보내지 마시길 바랍니다.

그렇다면 어떤 내용이 좋은 예시일까요?

일본어로 보낸 메일을 번역하여 가져왔으므로 표현방식에 차이가 있습니다.

도쿄대학 대학원 OOO 전공 OOO선생 (소속을 밝히는 간단한 인사와 본인이 원하는 것이 무엇인지에 대한 간단한 설명) 처음 뵙겠습니다. 한국의OO대학교에서 OO을 전공하고 있는 OOO이라고합니다. 교수님의 연구실에 저를 연구생으로 받아주실 수 있는지 여쭈어보고 싶어서 메일을 보냅니다. (왜 해당 연구실에서 연구를 하길 희망하고 왜 내가 교수님의 연구실에 들어가고 싶은지에 대한 짧고 핵심적이며 명쾌한 이유) 저는 데이터가 가상 세계에서 동력이 될 수 있다고 생각하고 데이터 시장을 혼자 모델링하면서 컨셉에 대해 실험적인 구현을 하였습니다. 그러던 중 OOO선생님의 OOO 개념을 알게 되어, 선생님의 OOO와 같은 개념에 감명을 받아 반드시 선생님의 「OOO」과「OOO」연구테마에 공헌하고 싶습니다. 앞으로 OOO선생님의 연구실에 2022년 4월부터 연구생을 거쳐 석사로 정식으로 2022년 10월 입학하고 싶습니다. (나는 준비된 사람이고 교수님의 연구 내용에 대해서 진심으로 흥미가 있다는 것에 대한 열정을 어필) 저는 현재 OOO에 체재중이기 때문에, 선생님과 직접 만나 면담하실 수도 있습니다.연구실 견학도 가능하다면 부탁드리고 싶습니다.현재 유학에 필요한 비용에 대해서는 이미 준비가 되어 있습니다. (일반적으로 무조건 보내야하는 CV, Background에 관련된 문서를 포함시켰다는 것을 간략하게 말함.) CV, 연구실의 10가지 핵심 개념, 그리고 지금까지 자신만의 OOO을 구현하기 위해 진행해 온 프로젝트와 컨셉을 기록한 파일을 첨부합니다. (맺음말) 금후에도 잘 부탁드리겠습니다 --------------------------------------------------------------------------------- OOO대학교 OO대학 OOO공학과 O학년 홍길동

위에 메일의 핵심은 문단의 구성에 있기 때문에 글 자체 보다는 문단의 구성에 집중해주시길 바랍니다.

여기서 우리 지원자들은 교수에게 어필할 수 있는 수단이 딱 CV, Background 두가지 밖에 없는 것 입니다.
물론 이외의 것들을 요구하는 교수들도 있으나 그건 여러분에게 흥미가 있을 때의 이야기이고 이것저것 덕지덕지 붙여서 보내면 귀찮기 때문에 별로 좋아하지 않으십니다.
그렇기 때문에 우리가 보내는 컨택메일은 교수님의 흥미를 유발하기 위함 입니다.
그렇게 되면 교수님이 흥미를 느끼면서 질문들이나 자료를 요청하실 겁니다. 그러면 그 때부터는 혼신의 힘을 다해서 본인을 어필하면 합격.

"일본대학원 준비 프로세스" 글에서도 언급했지만 필자는 Background를 정말 강력하게 어필해서 교수님의 호감을 얻어냈습니다.

그러므로 다음 글에서는 CV와 Background를 어필하는 방법에 대해서 다룰테니 꼭 읽어주시기 바랍니다.

P.S. 메일 보낼 때 학교메일, 즉, ac.kr 과 같은 도메인으로 끝나는 메일로 메일을 보내시기 바랍니다.


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참여코드 : Utokyo

CV에 대해서 궁금하시다면 こちら→https://corgilog.tistory.com/48
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